הקמת PMO - P.Z Projects

תהליך הקמת המשרד לניהול פרויקטים יכול להיות משימה מורכבת.
ניתן לפרק את התהליך של בניית ה-PMO לשלבים ובכך לפשט אותו:

שלב 1 – הגדרת מטרות ה-PMO

הבנה ברורה של היקף התפקיד ומטרותיו.
תהליך הקמת PMO מסוג מדווח הוא מהיר ופשוט לעומת תהליך הקמת PMO יוזם (פרואקטיבי).
יש להגדיר את המטרות בקצרה, במספר קטן של סעיפים על מנת שיקלו על ההצגה מול בעלי העניין.

שלב 2 – חסות

ריכוז המטרות בשלב 1 והבאה להסכמה שלהם מול בעלי עניין בכירים אשר מחוייבים לדרישת ה-PMO בארגון.
על מנת להסיר מחסומים והתנגדויות, יש לקבל חסות מבעלי העניין הבכירים, לתקשר מול הארגון את מטרות ה-PMO, ולוודא שיש את המנדט הדרוש להקמת ה-PMO.

שלב 3 – הגדרת תהליכי PMO

שלב 4 – ארגון ה-PMO

תכנון וחשיבה על כמות וסוג המשאבים הנדרשים עבור ה-PMO.
חשוב להקים PMO שיספק את המטרות שהוגדרו. מטרות אלה צריכות להיות כל הזמן לנגד עיניו.
כדי להתגבר על מחסום ההשקעה במשאבים מול ההנהלה, יש להזכיר לבעלי החסות שהמטרה של ה-PMO היא לספק שקיפות באמצעות דיווח מדויק המאפשר זיהוי מוקדם של בעיות / סיכונים שישפיעו באופן ישיר על הצלחת הפרויקטים.

שלב 5 – התקשרות ותקשורת

זיהוי בעלי עניין מרכזיים ל-PMO, בעיקר אלה שאחראים על ניהול התוכניות והפרויקטים.
יש לוודא שבעלי עניין אלה מבינים אל מה ה-PMO מכוון, לאיזה שיתוף פעולה מצפים מהם ובעיקר איך ה-PMO יכול לעזור להם.
זרימת המידע צריכה להיות דו-כיוונית, לא רק דרישת מידע עבור ה-PMO, אלא העברת מידע שיתופית.

שלב 6 – פגישות מחזוריות

אחת לתקופה שיוגדר (בהתאם לאופי הארגון והפרויקטים), ה-PMO יספק סטאטוס של הפרויקטים והתוכניות, חשוב לקבל ולהפעיל שיגרות אלה מהר ככל האפשר.
שיגרות הדיווח צריכות לפעול גם אם לא הוקמו כל הכלים והתהליכים, דבר אשר ייתן להנהלה ביטחון שהכל בשליטה.

שלב 7 – נוהל PMO