הקמת PMO

Home/פתרונות/PMO/הקמת PMO
הקמת PMO 2017-05-16T20:02:54+00:00

שבעת השלבים להקמת PMO מוצלח

תהליך הקמת המשרד לניהול פרויקטים יכול להיות משימה מורכבת.
ניתן לפרק את התהליך של בניית ה PMO לשלבים ובכך לפשט אותו:

שלב 1 –  הגדרת מטרות ה-PMO

  •  הבנה ברורה של היקף התפקיד ומטרותיו.
  •  תהליך הקמת PMO מסוג מדווח הוא מהיר ופשוט לעומת תהליך הקמת PMO יוזם (פרואקטיבי).
  •  יש להגדיר את המטרות בקצרה, במספר קטן של סעיפים על מנת שיקלו על ההצגה מול בעלי העניין.

שלב 2 – חסות

  • ריכוז המטרות בשלב 1 והבאה להסכמה שלהם מול בעלי עניין בכירים אשר מחוייבים לדרישת ה-PMO בארגון.
  • על מנת להסיר מחסומים והתנגדויות, יש לקבל חסות מבעלי העניין הבכירים, לתקשר מול הארגון את מטרות ה-PMO, ולוודא שיש את המנדט הדרוש להקמת ה-PMO.

שלב 3 – הגדרת תהליכי PMO

  • על בסיס המטרות המוסכמות, יש להכין את רשימת הפונקציות בהן ה-PMO יצטרך לתמוך.
  • הגדרת רשימת תחומי ידע בהם יעסוק ה-PMO לדוגמה:
  • תכנון לו"ז
  • ניהול משאבים (גיוס, תכנון משאבים)
  • תכנון פיננסי (תקציב)
  • ניהול סיכונים
  • דיווח התקדמות וצפי
  • אבטחת איכות
  • בקרת שינויים
  • תקשורת
  • רכש
  • ניהול ידע
  • אינטגרציה
  • וכו'….

שלב 4 – ארגון ה-PMO

  • תכנון וחשיבה על כמות וסוג המשאבים הנדרשים עבור ה-PMO.
  • חשוב להקים PMO שיספק את המטרות שהוגדרו. מטרות אלה צריכות להיות כל הזמן לנגד עיניו.
  • כדי להתגבר על מחסום ההשקעה במשאבים מול ההנהלה, יש להזכיר לבעלי החסות שהמטרה של ה-PMO היא לספק שקיפות באמצעות דיווח מדויק המאפשר זיהוי מוקדם של בעיות / סיכונים שישפיעו באופן ישיר על הצלחת הפרויקטים.

שלב 5 – התקשרות ותקשורת

  • זיהוי בעלי עניין מרכזיים ל-PMO, בעיקר אלה שאחראים על ניהול התוכניות והפרויקטים.
  • יש לוודא שבעלי עניין אלה מבינים אל מה ה-PMO מכוון, לאיזה שיתוף פעולה מצפים מהם ובעיקר איך ה-PMO יכול לעזור להם.
  • זרימת המידע צריכה להיות דו-כיוונית, לא רק דרישת מידע עבור ה-PMO, אלא העברת מידע שיתופית.

שלב 6 – פגישות מחזוריות

  • אחת לתקופה שיוגדר (בהתאם לאופי הארגון והפרויקטים), ה-PMO יספק סטאטוס של הפרויקטים והתוכניות, חשוב לקבל ולהפעיל שיגרות אלה מהר ככל האפשר.
  • שיגרות הדיווח צריכות לפעול גם אם לא הוקמו כל הכלים והתהליכים, דבר אשר ייתן להנהלה ביטחון שהכל בשליטה.

שלב 7 – נוהל PMO

  • כדאי לאגד את האלמנטים המרכזיים בהקמת ה-PMO תחת מסמך "נוהל פרויקט".
  • נוהל זה יכסה את כל הנקודות הבאות:
  1.    מטרות ה-PMO
  2.    מה ה-PMO יעשה / לא יעשה
  3.    מודל ארגוני (כולל תפקידים ותחומי אחריות)
  4.    כלים ותהליכים
  5.    דרישות דיווח תקופתי