שבעת השלבים להקמת PMO מוצלח
תהליך הקמת המשרד לניהול פרויקטים יכול להיות משימה מורכבת.
ניתן לפרק את התהליך של בניית ה-PMO לשלבים ובכך לפשט אותו:
שלב 1 – הגדרת מטרות ה-PMO
- הבנה ברורה של היקף התפקיד ומטרותיו.
- תהליך הקמת PMO מסוג מדווח הוא מהיר ופשוט לעומת תהליך הקמת PMO יוזם (פרואקטיבי).
- יש להגדיר את המטרות בקצרה, במספר קטן של סעיפים על מנת שיקלו על ההצגה מול בעלי העניין.
שלב 2 – חסות
- ריכוז המטרות בשלב 1 והבאה להסכמה שלהם מול בעלי עניין בכירים אשר מחוייבים לדרישת ה-PMO בארגון.
- על מנת להסיר מחסומים והתנגדויות, יש לקבל חסות מבעלי העניין הבכירים, לתקשר מול הארגון את מטרות ה-PMO, ולוודא שיש את המנדט הדרוש להקמת ה-PMO.
שלב 3 – הגדרת תהליכי PMO
- על בסיס המטרות המוסכמות, יש להכין את רשימת הפונקציות בהן ה-PMO יצטרך לתמוך.
- הגדרת רשימת תחומי ידע בהם יעסוק ה-PMO לדוגמה:
- תכנון לו"ז
- ניהול משאבים (גיוס, תכנון משאבים)
- תכנון פיננסי (תקציב)
- ניהול סיכונים
- דיווח התקדמות וצפי
- אבטחת איכות
- בקרת שינויים
- תקשורת
- רכש
- ניהול ידע
- אינטגרציה
- וכו'….
שלב 4 – ארגון ה-PMO
- תכנון וחשיבה על כמות וסוג המשאבים הנדרשים עבור ה-PMO.
- חשוב להקים PMO שיספק את המטרות שהוגדרו. מטרות אלה צריכות להיות כל הזמן לנגד עיניו.
- כדי להתגבר על מחסום ההשקעה במשאבים מול ההנהלה, יש להזכיר לבעלי החסות שהמטרה של ה-PMO היא לספק שקיפות באמצעות דיווח מדויק המאפשר זיהוי מוקדם של בעיות / סיכונים שישפיעו באופן ישיר על הצלחת הפרויקטים.
שלב 5 – התקשרות ותקשורת
- זיהוי בעלי עניין מרכזיים ל-PMO, בעיקר אלה שאחראים על ניהול התוכניות והפרויקטים.
- יש לוודא שבעלי עניין אלה מבינים אל מה ה-PMO מכוון, לאיזה שיתוף פעולה מצפים מהם ובעיקר איך ה-PMO יכול לעזור להם.
- זרימת המידע צריכה להיות דו-כיוונית, לא רק דרישת מידע עבור ה-PMO, אלא העברת מידע שיתופית.
שלב 6 – פגישות מחזוריות
- אחת לתקופה שיוגדר (בהתאם לאופי הארגון והפרויקטים), ה-PMO יספק סטאטוס של הפרויקטים והתוכניות, חשוב לקבל ולהפעיל שיגרות אלה מהר ככל האפשר.
- שיגרות הדיווח צריכות לפעול גם אם לא הוקמו כל הכלים והתהליכים, דבר אשר ייתן להנהלה ביטחון שהכל בשליטה.
שלב 7 – נוהל PMO
- כדאי לאגד את האלמנטים המרכזיים בהקמת ה-PMO תחת מסמך "נוהל פרויקט".
- נוהל זה יכסה את כל הנקודות הבאות:
- מטרות ה-PMO
- מה ה-PMO יעשה / לא יעשה
- מודל ארגוני (כולל תפקידים ותחומי אחריות)
- כלים ותהליכים
- דרישות דיווח תקופתי