תרומת הגישה הדטרמיניסטית להצלחת ניהול הסיכונים בפרויקט

Home/פתרונות/ניהול סיכונים/תרומת הגישה הדטרמיניסטית להצלחת ניהול הסיכונים בפרויקט
תרומת הגישה הדטרמיניסטית להצלחת ניהול הסיכונים בפרויקט 2017-04-08T07:55:23+00:00

תרומת הגישה הדטרמיניסטית להצלחת ניהול הסיכונים בפרויקט

שמעון זיירמן, מנהלת מערכות לחימה יבשתיות, רפאל

נייד: 052-8890459 דוא"ל: shimon.ze@gmail.com אתר אישי: http://.www.zeierman.co.il

 

תקציר

מוצגת גישה דטרמיניסטית לניהול הסיכונים בפרויקטים, גישה המשלימה את הגישה ההסתברותית המקובלת היום. על פי הגישה המוצעת, תכנון אופן הסרת הסיכונים הינו מהלך אשר ראשיתו היא בניתוח המהלך הפרויקטי המתוכנן וזיהוי מקורות דטרמיניסטיים לסיכון וקישור של כל מקור שכזה בקשר חד-חד ערכי עם פעילות פרויקטית להסרת הסיכון. הגישה משפרת את יכולת קבלת ההחלטות בכל מקום בו ניתן להחליף בעזרתה את ההערכות הסוביקטיביות לעוצמת הסיכונים ואת ההערכה של מידת השפעתם על הפרויקט בהגדרה של קשרים פשוטים בין שורש הסיכון למהלך הנדרש להסרתו.
הגישה מתוארת תוך הצגת ארוע אמת בפרויקט בו תוכננה תכנית הסרת סיכונים בגישה הקונבנציונאלית המבוססת על הערכת הסתברות להתרחשות הכשל. תכנית הסרת הסיכונים כללה, בין היתר, ניסוי במטוס מעבדה, מהלך יקר ביותר שהיה מנציח עלות כבדה ביותר על כתפי הפרויקט. הערכות שונות ניתנו להסתברות להתרחשות הכשל וכן לנזק שייגרם בעקבות הכשל והצורך להשלים פיתוח ולחזור על ניסוי. אי וודאויות באשר לעלות הניסוי עצמו עקב ההזדמנות לשלב ניסויים ולהקטין את עלותם השולית הוסיפה למבוכה ולקושי בקבלת ההחלטה לצאת לניסוי שכזה או להשלים את הסרת הסיכונים בלעדיו.
הניתוח הדטרמיניסטי הראה שכל אחת מסיבות השורש לסיכונים השונים קיבלה מענה של הסרת סיכונים באחד ממהלכי הניסויים האחרים שתוכננו לפרויקט זה. נותר סיכון דטרמיניסטי יחיד שלא הוסר באף אחד מהניסויים וכי הסרתו אמנם נדרשה בניסוי מטוס המעבדה. יחד עם זה, עם זיהוי סיבת השורש לסיכון וחיפוש מענה ספציפי להסרת שורש סיכון זה עלה הרעיון היה להסיר סיכון זה במעבדה קרקעית. הניסוי במעבדה הקרקעית היה זול בהרבה מהניסוי במטוס המעבדה. בעקבות כך לא נותר אף סיכון שהסרתו היתה מחייבת את הניסוי במטוס המעבדה ומכאן שניתן היתה לבטלו.
ההמלצה לשנות את תכנית הפרויקט, לבטל את הניסוי היקר במטוס המעבדה ולהחליפו בניסוי זול במעבדה קרקעית דרשה פעילות הסברה עניפה בקרב כל בעלי הענין שקיבלו, עד עתה, את הצורך ואת הרציונל לביצוע הניסוי והיו צריכים כעת ללמוד, להבין ולהסכים עם הסבר רציונלי שונה לגמרי. שינוי שכזה העלה על סדר היום חששות מפני כשלון ומפני לקיחת סיכון מיותר.
הוצאת ניסוי מטוס המעבדה מתכנית העבודה תרם לחסכון של מיליוני שקלים בעלות התכנית. ביצועי המערכת הוכחו והשלמות אחרונות נעשות בימים אלה תוך שימוש במתקני ניסוי חליפיים זולים יותר הנותנים מענה מלא ומדויק לשורשי הסיכון הבסיסיים שזוהו במהלך הניתוח הדטרמיניסטי.

מבוא

שילוב הגישה הדטרמיניסטית לניהול סיכונים בפרויקטים מוסיף לכלי הניהול הקיימים נדבך חיוני המשלים את הגישה ההסתברותית המקובלת היום בתורת ניהול הסיכונים. על פי גישה הדטרמיניסטית, התכנון של תהליך הסרת הסיכונים נעזר בניתוח דטרמיניסטי של מקורות הסיכון וקישורו של כל מקור סיכון שזוהה במהלך הניתוח בקשר חד-חד ערכי עם הפעילות הפרויקטית המתוכננת להסרת הסיכון. זיהוי מערכת הקשרים מקור הסיכון/פעולת הסרת סיכון בפרויקט נותן תמיכה עצומה ביכולת קבלת ההחלטות בנושא תכנית העבודה ותכנית הסרת הסיכונים בפרויקט. הסתמכות על הגישה ההסתברותית לבדה, בהיותה חשופה להערכות סובייקטיביות ולדינמיקה הבינאישית הספציפית של כלל בעלי הענין בפרויקט, אין בכוחה לתמוך בקבלת החלטות אופטימלית.
העקרונות מוצגים בשילוב עם תאורו של פרויקט פיתוח מערכתי רחב-היקף, בו שימשה הגישה הדטרמיניסטית ככלי ניהולי שתרם לעדכון והשבחת תכנית העבודה והסרת הסיכונים שנכתבה, במקור, בגישה המקובלת ובעקבות כך לשיפור ההישגים התכניתיים והכלכליים של צוות הפרויקט תוך שמירה על מענה מלא למפרט הדרישות הפונקציונליות ודרישות האיכות של המערכת.

רקע

בפרויקטי פיתוח מערכות רחבות-היקף מסתיים הפיתוח, בדרך כלל, באישור ביצועים בניסוי בקנה מידה מלא. מחירו של ניסוי שכזה הוא עצום, מחיר כשל בניסוי – מעבר למחיר הפיתוח הנוסף הנדרש להתגבר על התקלה – הינו גדול במיוחד ובניסיון לצמצם את הסיכוי לכשל מושקעים זמן ומשאבים בבדיקות מקדימות, חלקיות אמנם, אך מקיפות ככל שניתן, במעבדות קרקעיות או במעבדות מוטסות המדמות את סביבת העבודה של המערכת המפותחת. זהו מהלך מוכר ושגרתי של הסרת סיכוני פיתוח מתחילת הפרויקט ועד לניסוי המסכם.
אחת המעבדות הפופולאריות בפרויקטים הקשורים בפיתוח מערכות מוטסות על מטוסים היא מטוס המעבדה. בדרך כלל הוא זמין יותר, הוא זול יותר ממטוס היעד של הפרויקט אם כי לעיתים הכנתו לניסוי דורשת השקעת משאבים רבה והופכת את השימוש בו לבלתי כדאי.
הגישה ההסתברותית המקובלת לניתוח וקבלת החלטה באם להוסיף לתכנית הסרת הסיכונים ולהשקיע בהסרת סיכונים במעבדה ייחודית או במטוס מעבדה באם לאו, היא לאמוד את ערך הכשל בניסוי (עלות ניסוי נוסף במטוס היעד מוכפלת בהסתברות לכשל בניסוי שכזה ועלויות אחרות), ולהשוות אותו לאומדן ההשקעה הנדרשת להסרת סיכון באמצעות מטוס המעבדה.
ניתן במקרים רבים לאמוד את עלות הניסוי הנוסף במטוס היעד. ניתן במקרים רבים לאמוד גם את ההשקעה הנדרשת בהכנת מטוס המעבדה לניסוי וביצוע ניסוי הסרת סיכונים במטוס זה. אולם בשום מקרה לא ניתן להעריך במידה אמינה ומדויקת את ההסתברות לכשל בניסוי. בנסיון להעריך הסתברות לכשל מתחילות לבוא לידי ביטוי תחושות הבטן של השותפים לעשייה. תחושות הבטן תהיינה תמיד מגוונות ושונות במידה רבה זו מזו. מי שיביא את ניסיונו מעברו המקצועי, המרמז על כך שמטוס מעבדה היה יכול להציל פרויקט גדול מכשל בניסוי קריטי, יעריך מן הסתם את הסיכוי לכשל בניסוי באחוז גבוה וימליץ להשקיע במטוס המעבדה. מי שעובד בארגון שנוהג לקשור כשל בניסוי לכשל צוותי או לכשל אישי של אנשי הפרויקט ייטה להמליץ גם הוא באופן דומה. הגורם האמון על צמצום הוצאות הפיתוח, בין אם הלקוח ובין אם גורם פנים-ארגוני, ייטה להעריך את הסיכוי לכשל כנמוך וילחץ שלא להשקיע במטוס המעבדה. גורמים אופטימיים מדי יכולים גם הם להעריך שהסיכוי לכשל הוא קטן ולהמליץ שלא להשקיע. בהנתן כל אלה, הערך שייקבע כהסתברות לכשל יהיה תלוי בדינמיקה הבין-אישית הספציפית של אותה הקבוצה הפרויקטית, על כל בעלי הענין שבה.
הצוות הפרויקטי זקוק אם כך לכלים נוספים לסייע לו בקבלת ההחלטות. כלים דטרמיניסטיים הנמנעים מהצורך בהערכת הסתברות הכשל. כלים אובייקטיביים שאינם רגישים לגורמים הפסיכולוגיים המשפיעים על האומדנים.
בפרויקט מסוים בו פותחה מערכת ייעודית לשילוב במטוס יעד מסוים נבנתה תכנית פיתוח והסרת סיכונים בגישה המקובלת המסתמכת על הסתברויות לכשל ובניית תכנית ניסויים להסרת הסיכונים. התכנית כללה בין היתר התאמת מטוס מעבדה לקליטת המערכת ועריכת ניסוי מקדים עם מטוס זה לשם הסרת הסיכונים טרם הכניסה לניסוי במטוס היעד. לחצים תקציביים על הפרויקט היו הסיבה לכניסה לבחינה מחודשת של התכנית והפעם שולבה הגישה הדטרמיניסטית בתהליך הניתוח.

מוותרים על מטוס מעבדה?

תכנית העבודה לפיתוח המערכת הייעודית נבנתה על בסיס הידע הארגוני שנצבר עם השנים, ידע  שהראה באופן שיטתי למדי שניסוי מקדים במטוס מעבדה נותן יתרון בהסרה מוקדמת של סיכונים בפרויקטים רבים ומוצלחים. לא היה זה מפתיע אם כך שגם תכנית העבודה שהוצעה לפיתוח המערכת הייעודית כללה ניסוי במטוס מעבדה, ניסוי שהוכנס לתכנית העבודה, הוצג ואושר על ידי כל בעלי העניין ובכללם הקבלן הראשי והלקוחות של התכנית. פעילות זו, במידה ויוחלט להמשיך ולבצעה הייתה עולה לפרויקט עלות וודאית וברורה שנאמדה במספר מיליוני שקלים. מהי תוחלת הסיכון שאותו אמורה פעילות זו להסיר? מהי עלות החלופה של ביצוע ניסוי חוזר במטוס היעד במקרה של כשל? מהו הסיכוי לכשל בניסוי במטוס היעד? הדעות בנושא הסיכוי לכשל נחלקו לכאן ולכאן. תחושות הבטן שולטות באירועים שכאלה. כל בטן עם אחוזי סיכוי אופייניים לה. ולא די בכך. בתכנית הפיתוח הנוכחית, בגלל היקפה ומורכבותה, עלו סימני שאלה גם בנושא עלות ניסוי חוזר במטוס הסופי. היות ובמסגרת התכנית פותחו מספר מרכיבים ותוכננו מספר ניסויים נוצרה הזדמנות לשילוב יעדי ניסוי שונים בטיסה אחת עם פוטנציאל להוזלה בעלות אותו ניסוי חוזר. פוטנציאל שניתן למימוש, ואולי לא… ובכדי להוסיף למורכבות, הועלתה טענה נוספת: כשל בניסוי במטוס היעד, הנחשב ניסוי משמעותי ומסכם, יפגע במוניטין של הארגון, פגיעה שערכה קשה לכימות. אולי מיליונים של שקלים באובדן חוזים עתידיים.

מכינים מטוס מעבדה לניסוי? עורכים ניסוי מטוס מעבדה? מוותרים עליו? על כף המאזניים מצד אחד הוצאה וודאית של מיליוני שקלים לצורך הסרת הסיכונים. מנגד – אומדנים שונים וקוטביים של ערך הנזק שייגרם אם יתממשו הסיכונים שנותרו בשל הויתור על עריכת הניסוי. בעזרת האומדנים וההערכות ניתן היה לבחור בכל אחת משתי האפשרויות ולגבות את ההחלטה, איזו שלא תהיה, בנימוקים מצוינים. גישת הניתוח ההסתברותי קרסה מבלי לתת כלים להחלטה בידי הצוות המנהל. נדרשה גישה שונה לסיוע בקבלת ההחלטה.

גישה דטרמיניסטית – מסייעת לקבלת החלטות

הגישה הדטרמיניסטית המוצעת מבוססת על ניתוח, בידוד וזיהוי הסיבה המרכזית והתרומה הייחודית (unique) המיוחסים לכל פעולה ופעולה בתכנית הפרויקט בכלל ובתכנית הסרת הסיכונים בפרט, ושימוש במידע זה לצורך קבלת ההחלטות מבלי להזדקק להערכות הסובייקטיביות של הסתברויות לכשל.
על פי הגישה המוצעת, כנגד כל פעולה ופעולה המתוכננת בתכנית הסרת הסיכונים, יש לזהות מקור סיכון אחד, סיבה אחת מרכזית, לביצוע הפעולה. פעולה שתהיה ייחודית להסרת מקור סיכון זה.
היות וברוב המקרים אנו מייצרים תוכניות הסרת סיכונים מתוך מיצוי הניסיון והידע הקודמים שלנו, וכך כדאי גם להמשיך, מסתננות לתוך התכנית פעולות שהיו מתאימות לפרויקטים אחרים אך לא לזה הנוכחי מצד אחד (כלומר לא נמצא מקור סיכון יחיד וייחודי המצדיק ביצוע פעולות אלה). מאידך יש סכנה שנחסיר מן התכנית פעולות ספציפיות הנדרשות בפרויקט הנוכחי, אשר לא נדרשו בפרויקטים אחרים. לפיכך, אנו צריכים לנתח את הפעולות בתכנית הסרת הסיכונים ולהבין בכל פעולה מהי הסיבה האחת המרכזית לביצועה של פעולה זו, מהו מקור הסיכון המוסר כתוצאה מביצוע פעולה זו, ולברר לעצמנו באם קיימת פעולה אחרת בתכנית הנותנת גם היא מענה לסיכון זה (בחינת ייחודיות הפעולה).
בשאלת מטוס המעבדה הסתבר שלפרויקט הפיתוח יש רשימת סיכונים אשר כנגד כל אחד ואחד מהם תוכננו פעולות בדיקה במעבדות קרקעיות שונות. הסרת כל סיכון תוכננה בפעולה נפרדת במעבדה קרקעית זו או אחרת. בכל הרשימה כולה נמצא אמנם מקור סיכון אחד שקיבל מענה בניסוי במטוס מעבדה אולם, משהתקבלה מפת הקשרים הדטרמיניסטיים בין מקורות הסיכונים לבין הפעולות להסרתן, קל היה לראות שניתן להסיר את מקור הסיכון הספציפי הזה במעבדה קרקעית זולה. לתכנית העבודה נוספה אם כן פעילות
במעבדה זו. בשלב הזה לא נותר אף סיכון שזוהה כסיכון המוסר ייחודית על ידי ניסוי מטוס המעבדה. נותרו הסיכונים הכלליים, אלה הלקוחות מעולמות אחרים, לא דטרמיניסטים (סיכון של פגיעה בשם הטוב של הארגון, סיכון שיתממש סיכון שאיננו ידוע מראש המכונה בשם הרשמי Unknown-Unknown). אולם, הפתרון לבעיית המוניטין יכול לבוא בפעולות הסברה והכנת הלקוח אשר עלותן היא אפסית ביחס לעלות ניסוי מטוס מעבדה. כנגד תקלה שאינה ידועה מראש לא משקיעים מראש מיליוני שקלים בהסרת הסיכון אלא מסתפקים במענה שנותן הבאפר התכניתי בו משוריינים זמן ותקציב, בין היתר גם לתקלות שאינן ידועות מראש.
במידה והיה נמצא סיכון אחד (אחד מספיק!) שהסרתו ניתנת אך ורק בניסוי במטוס מעבדה או במטוס הסופי, היה לנו קל להשוות את עלות האלטרנטיבות ולהחליט לטובת האלטרנטיבה הכדאית. החלטה שכזו איננה דורשת להעריך את אחוז הסיכוי לכשל – יתרון עצום המעביר אותנו מסביבה של הערכות סובייקטיבית לסביבה של ניתוח קונקרטי.

סוף דבר

הוחלט להוציא את ניסוי מטוס המעבדה מתכנית העבודה. ההחלטה הייתה קשה על חלק מבעלי הענין. לחלקם היה נדמה שהחיסכון הכספי מרמז על ניסיון לחסוך בהוצאות הפרוייקטליות על חשבון האיכות, לאחרים היה נדמה שההחלטה פזיזה ויבוא יום הדין, הרי הפרויקטים אחרים שעשו שימוש מוצלח במטוס המעבדה אינם טועים. האמוציות סביב הנושא היו רבות.
בדיעבד, הוצאת ניסוי מטוס המעבדה מתכנית העבודה תרם לחסכון של מיליוני שקלים בעלות התכנית וזאת ללא כל פגיעה בעמידה בדרישות הביצועים והאיכות של המערכת.