טיפ מס' 22 – מאמר בנושא החלפת משימות

//טיפ מס' 22 – מאמר בנושא החלפת משימות

טיפ מס' 22 – מאמר בנושא החלפת משימות

איך להימנע מהחלפה בין משימות

לעיתים נדירות יש לנו את המותרות להיות ממוקדים בפעילות אחת באופן מלא.

נראה שתמיד ישנן הסחות דעת והפרעות. למעשה קיים צורך תמידי של עובדים לעבור ממשימה למשימה מבלי לסיים את הראשונה.

המדע מספר לנו שהחלפה בין משימות לא יעילה, אך עם זאת המדע מעולם לא היה צריך לסיים להכין את הטיוטה למנכ"ל, להתכונן לפגישה של השעה שתיים ולהגיב לעדכונים שוטפים באותו זמן.

אז איך אנשים אמורים לבצע באופן אפקטיבי את אותה משימה אם הם נמשכים ממשימה אחת בכדי לעשות אחרת ואחרת ואחרת ?

דרך הפעולה הטובה ביותר היא לנסות ולהימנע ממצב בו יש צורך בהחלפת המשימה. מנהלי פיתוח כבר יודעים זאת המון זמן. הם פיתחו תהליכים ואסטרטגיות בכדי לשמור על הצוותים שלהם מפוקסים. במיוחד מכיוון שהעבודה שלהם צורכת מיקוד מאד אינטנסיבי. אך החלפת משימות היא לא רק אתגר לצוותי הפיתוח אלא לכל סוגי הצוותים הקיימים בארגון.

מה זה החלפת משימות ?

במונחים פסיכולוגים, החלפת משימות היא פונקציה ניהולית שמאפשרת לנו להעביר את תשומת הלב שלנו ממשימה אחת לאחרת. דבר זה נעשה באופן בלתי מודע. אם אתה באופן מודע עובר בין משימה אחת לאחרת, אז מונח זה נקרא שינוי קוגנטיבי. אך שני הדברים הינם חלק ממושג גדול יותר בשם גמישות קוגנטיבית.

במאמר שנכתב על ידי סטיבן מונסל מבית הספר לפסיכולוגיה של אוניברסיטת אקזטר נכתב, שכאשר הפרט מחליף באופן תדיר בין סט קטן של משימות פשוטות "התגובות שלו איטיות יותר וגם בדרך כלל בעלות נטייה יותר גדולה לשגיאות מיד לאחר החלפת המשימה". המאמר ממשיך ומספר שזהו גרעון שאפשר להפחית על ידי ביצוע הכנה מראש.

המעבר ממשימה אחת לאחרת באופן תדיר הוא למעשה לא קל ובטח שלא פרודוקטיבי. תופעה זו תועדה לראשונה בשנת 1927, אך רק בערך לאחר כ-70 שנה, המושג הזה הפך להיות נושא מחקר לפסיכולוגים קוגנטיביים ומדעני מוח.

התגלה שבאמצעות הכנה מראש ואימון יכולים אנשים להפחית את הקצב בו הם מאיטים כאשר הם עוברים בין משימה אחת לאחרת אך הם אינם יכולים להתגבר באופן מלא על הקשיים הטבועים בהחלפת משימות. ההאטה זו נקראת עלות החלפה.

לארגון, ההחלפה הזאת מתרגמת את עצמה לכסף.

מה גורם להחלפה בין משימות?

הגורמים להחלפה בין משימות רבים, אך החלפה בין משימות בדרך כלל נגרמת מהפרעות בזרימת העבודה. הפרעות אלו יכולות להיות מכוונות וחשובות, כמו פגישות חירום או שינוי החלטות בדקה האחרונה. לצערנו, ההפרעות יכולות להיות גם מעבר לשליטתנו, כמו לדוגמא הפסקת חשמל.

כמו כן בעיות יכולות לעלות מנקודת מבט ארגונית. לדוגמא יכולים להיות אולי יותר מדי מנהלים, אשר משתמשים כולם באותו משאב, או אולי יש חוסר בשעות עבודה או בזמן שמוקצה לעבודה.

השורה התחתונה היא שתמיד יהיה משהו, אבל זה לא אומר שצריכים להרים ידיים ולוותר. בדיוק כמו ניהול סיכונים, אנו חייבים להתכונן למצבים בלתי צפויים שמכריחים את הצוות להחליף בין משימות.

האם מנהלים יכולים להפחית את הסיכון בהחלפת משימות?

התשובה הקצרה היא כן, אך זה ידרוש עבודה מטעם המנהלים ומכל הצוות להגביל את ההשפעה של החלפת המשימות. כמו שהזכרנו, צוותי הפיתוח הם המודעים ביותר לסכנות שבהחלפת משימות. הם למדו שהפרעות הם אויב של חשיבה מאומצת, במיוחד כאשר מדובר בכתיבת קוד.

יכול לקחת 15 דקות להיכנס למצב של זרימה ועבודה ממוקדת. לעיתים קרובות במהלך ה-15 דקות הללו, שום דבר לא נעשה. אך לאחר הזמן הזה, המתכנת או חבר הצוות יכול להיות הרבה יותר פרודוקטיבי. עם זאת, עם כל הפרעה, המתכנת חוזר ישירות להתחלה וצריך להתחיל את כל התהליך מחדש.

המשמעות של כך במונחים של אובדן פרודוקטיביות היא: ארבע הפרעות כאלו יכולות לעלות בשעה של פרודוקטיביות. שלושים ושתיים הפרעות וכבר איבדתם זמן שווה ערך ליום שלם של פרודוקטיביות. למרבה המזל, ישנה דרך לנהל משימות שיכולה לרסן את הסחיפה הזו.

  1. עבודה על משימה אחת בכל פעם. זה נראה ברור, ואכן זה באמת ברור. אך זה גם נראה בלתי אפשרי, מכיוון שאנו רגילים להיות מופצצים במשימות רבות. אך אם נוכל להתמקד במשימה אחת בכל פעם, הפרודוקטיביות שלנו תשתפר, מה שייפנה לנו יותר זמן לעבוד על המשימות האחרות. רשימת משימות יכולה לעזור, בכך שהיא אוספת בתוכה את כל המשימות ומאפשרת לנו לתעדף אותם. 
  2. החליפו את אחריות הטיפול בהפרעות. יהיו הפרעות. נסו ככל שתרצו למנוע אותם, הן יקרו. דרך אחת להפחית את ההשפעה שלהם על פרודוקטיביות הצוות היא על ידי ייעוד אדם אחד שאחריותו היא להגיב לשינויים. עשו סבב במי אחראי על כך בצוות , אך עם זאת וודאו שהאדם שהוקצה לכך בעל יכולת להגיב באופן אפקיטיבי.
  3. לא כל המשימות שוות. ניהול משימות מראה לנו שלא כל המשימות נולדו שוות. כאשר אנחנו מתעדפים, נהיה לנו מאד ברור אילו משימות בעלות חשיבות ממשית ואילו אפשר לעכב או אפילו להתעלם מהן. עברו על רשימת המשימות ובטלו משימות לא הכרחיות או לא חשובות. אותו דבר גם כשמדובר בהפרעות. לא כל הפרעה צריכה לקבל תשומת לב מיידית או תשומת לב בכלל. אם הטלפון מצלצל, אולי לא חייבים לענות באופן מיידי, טפלו בזה אחר כך.
  4. הקצו משימות באופן נכון. אם הקצתם משימה לחבר צוות שאינו מסוגל להתמודד איתה, אתם בעצם מגדילים את הבעיה. כאשר חבר הצוות הזה מחפש עזרה, זוהי הפרעה לעצמו ולמי שהוא נעזר בו. וגרוע מכך, העיכוב בהשלמת המשימה יכול להביא לעצירה של אנשי צוות נוספים אשר המשימות שלהם תלויות בה. מכך נוצר אפקט כדור השלג שיכול לעכב או אפילו להפיל פרויקט.

תרגום ועריכה: עדי קופר, PMO

2018-10-08T11:12:00+00:00

Leave A Comment